Cyfryzacja księgowości – czego powinniśmy oczekiwać od nowoczesnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów.

Artykuł sponsorowany Primesoft Polska SP. z o.o.
Udostępnij:
Digitalizacja procesów księgowych to możliwość automatyzacji wielu procesów w obszarze zarządzania dokumentami kosztowymi, a także wyzwanie związane ze zmianą przyzwyczajeń pracowników, zmianą jakości ich pracy, czy zmianą zakresu wykonywanych czynności.

Firmy, które jeszcze nie podjęły działań zmierzających do cyfryzacji działu księgowego, po podjęciu takiego kroku, mogą przekonać się, że zastąpienie papierowej obsługi dokumentów systemami skanowania i elektronicznego obiegu typu workflow pozwoli na sprawne zarządzanie dokumentami online, zminimalizuje ryzyko ich gubienia, czy rozwiąże kwestię niedotrzymywania terminów. Cyfryzacja umożliwi zoptymalizowanie wydatków, usprawni pracę, a przede wszystkim wyróżni firmę na tle konkurencji.

Jak dzisiaj jeszcze wygląda tradycyjna - papierowa obsługa dokumentów kosztowych?

Działy księgowe funkcjonujące w tradycyjny sposób procesują faktury w formie papierowej. Księgowi najczęściej manualnie wprowadzają dane z faktur do systemu księgowego, co jest bardzo czasochłonne, a niejednokrotnie pojawiają się podczas wykonywania tej czynności błędy. Poziom wydajności jest niski, bezpieczeństwo danych wątpliwe, a ryzyko popełnienia błędu – raczej pewne. Idąc dalej - dokument musi zostać zarchiwizowany w odpowiedni sposób, co również jest czasochłonne oraz wymaga posiadania odpowiedniej przestrzeni, zatem wiąże się to z dodatkowymi kosztami. A gubienie faktur? To cichy problem w wielu firmach.

Jak cyfryzacja zmieniła działania w księgowości?

Na szczęście obecnie oferowane systemy informatyczne w coraz większym zakresie automatyzują procesy księgowe i przenoszą je do świata wirtualnego. Przykładem może być platforma V-Desk, czyli system elektronicznego obiegu dokumentów, pozwalający na realizowanie kluczowych etapów procesu obiegu dokumentów kosztowych, w tym:

1. Rejestracja dokumentów.
Wprowadzanie dokumentów do systemu odbywa się automatycznie poprzez skanowanie dokumentów oraz wykorzystanie narzędzi OCR. Księgowi nie muszą manualnie wprowadzać danych z dokumentów, ponieważ aplikacja OCR potrafi
je odczytać z zeskanowanych faktur (daty, kwoty, numery rachunków itd.), a następnie przenieść je do systemu, w którym dana faktura będzie rejestrowana i procesowana.

2. Elektroniczny obieg dokumentów.
Zaimplementowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na pełne usprawnienie obsługi procesów obiegu dokumentów kosztowych. Elektroniczne wersje dokumentów automatycznie kierowane są do wybranych użytkowników, konkretne zadania do wykonania trafiają we właściwym czasie do odpowiednich na danym etapie realizacji pracowników. Wszystko dzieje się w formie elektronicznej.

Dokumenty w postaci elektronicznej nie wymagają fizycznego kopiowania, magazynowania i transportu. Ponadto, gwarantują pełniejszą kontrolę nad przepływem informacji i zapewniają ich większe bezpieczeństwo. Księgowy w każdej chwili może sprawdzić, u kogo znajduje się dana faktura i jak długo jest przetrzymywana.

Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów firma może skrócić kilkukrotnie czas rejestracji, weryfikacji i księgowania faktur oraz realizacji płatności. Dodatkowo, otrzymujemy pełną kontrolę nad całym procesem, który można na bieżąco optymalizować.

3. Integracja systemów.
Integracja jest kluczowym elementem podczas wdrażania systemów zarządzania procesami i obiegu dokumentów. Podczas implementacji procesu obiegu faktur kosztowych użytkownik ma możliwość pobrania z systemu FK lub ERP do systemu workflow danych o kontrahentach, czy planie kont, a w systemie workflow dokonuje się opisu i dekretacji faktury na odpowiednie konta –dzięki integracji te informacje można przesłać do systemu FK lub ERP, co umożliwia automatyczne zaksięgowanie dokumentu kosztowego.

Dostawca rozwiązania V-Desk, firma Primesoft Polska, która od ponad 18 lat digitalizuje działy księgowości w firmach na rynku polskim i zagranicznym, wskazuje na wiele dodatkowych korzyści wynikających z zastosowania platform elektronicznego obiegu dokumentów. Do najważniejszych zalicza:

- zwiększenie efektywności procesowania dokumentów
- jedno miejsce przechowywania dokumentów
- kontrola płatności
- raporty o rozrachunkach dostępne w czasie rzeczywistym
- pełna ewidencja wyświetleń dokumentu, odczytu i zmian na dokumentach
- likwidacja archiwów lokalnych – lokalnych kopii dokumentów
- szybsza i tańsza obsługa księgowa
- większa dostępność księgowych
- bezpieczeństwo transferu danych
- eliminacja problemu dokumentów zagubionych
- ochrona przed utratą danych

Dodaj ogłoszenie